1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau
‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita
berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan
ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan
atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang
lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal
ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan
masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin
dan bawahan/karyawan.
2. Pengertian Organisasi
Interaksi
dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk
wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar
individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan
harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu
yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan
tujuan organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah
yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas
tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama.
Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain
mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara
ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita
kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan
istilah “TheOrganisation Man”.
3. Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi dalam organisasi
adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para
karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam
rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah tidak
efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting bagi para
manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah proses melalui
mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan
dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses
Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka.
Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai dasar
perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan. Pengorganisasian
memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka. Pengarahan
mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar tujuan kelompo
dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan fungsi-fungsi
manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain. Sebahagian besar
waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi, baik tatap muka
atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan bawahan, staf,
langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti pembuatan memo,
surat dan laporan-laporan.
jadi yang
dimaksud dengan Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai
pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi
(Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya
berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan
yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan,
jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi
yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi,
yaitu:
a) Fungsi
informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai
suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).
Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh
informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat
memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara
lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai
perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran
manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi
ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.
Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan,
jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
b) Fungsi
Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan
dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada
semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif ini, yaitu:
·
Atasan
atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.
Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau
perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan
pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya
dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan
perintah banyak bergantung pada:
a.
Keabsahan pimpinan
dalam penyampaikan perintah.
b. Kekuatan
pimpinan dalam memberi sanksi.
c.
Kepercayaan
bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
d. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima
bawahan.
·
Berkaitan
dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
c) Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi,
kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang
diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka
untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan
yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang
lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
d) Fungsi
Integratif
Setiap organisasi berusaha
menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan
pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi formal seperti
penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan
kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan
antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun
kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
4. Unsur – Unsur Komunikasi
Dalam proses
komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena merupakan suatu
bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak ada , maka
komunikasi tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian , setiap unsur dalam
komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan slaing ketergantungan
satu dengan lainnya . Artinya , keberhasilan komunikasi ditentukan oleh semua
unsur tersebut . Unsur - unsur komunikasi yaitu :
- Komunikator
/ pengirim / sender . Merupakan orang yang menyampaikan isi pernyataannya
kepada komunikan . Komunikator bisa tunggal , kelompok , atau organisasi
pengirim berita . Komunikator bertanggung jawab dalam hal mengirim berita
dengan jelas , memilih media yang ocok untuk menyampaikan pesan tersebut ,
dan meminta kejelasan apakah pesan telah diterima dengan baik . Untuk itu
, seorang komunikator dalam menyampaikan pesan atau informasi harus
memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi , apa yang akan dia sampaikan
, dan bagaimana cara menyampaikannya .
- Komunikan
/ penerima / receiver .
Merupakan
penerima pesan atau berita yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses
komunikasi , penerima pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan
yang disampaikan dengan baik dan benar . Penerima pesan juga memberikan umpan
balik kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan
dimengerti secara sempurna .
- Saluran
/ media / channel .
Merupakan
saluran atau jalan yang dilalui oleh isi pernyataan komunikator kepada
komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat berupa kata - kata atau tulisan , tiruan
, gambaran atau perantara lain yang dapat digunakan untuk mengirim melalui
berbagai channel yang berbeda seperti telepon , televisi , fax , photo copy ,
email , sandi morse , semaphore , sms , dan sebagainya . Pemilihan channel
dalam proses komunikasi tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan(
Wursanto , 1994 ) .
5. Hambatan Komunikasi
Pada sebuah proses komunikasi yang
terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi.
Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :
·
Hambatan
sematik
Komunikasi yang disebabkan oleh
fakor bahasa yg digunakan oleh para pelaku
Komunikasi
·
Hambatan
mekanik
Komunikasi yang disebabkan oleh
factor elektrik, mesin atau media lainnya
·
Hambatan
antropologis
Hambatan yang disebabkan oleh
perbedaan pada diri manusia
·
Hambatan
psikologis
Hambatan yang disebabkan oleh factor
kejiwaan.
6. Klasifikasi Komunikasi
Di bawah ini ada beberapa klasifikasi komunikasi dalam organisasi yang di
tinjau dari beberapa segi :
1) Dari segi sifatnya
:
a. Komunikasi Lisan
komunikasi yang
berlangsung lisan / berbicara
contoh:
presentasi
b. Komunukasi Tertulis
komunikasi melalui
tulisan
Cth: email
c. Komunikasi Verbal
komunikasi yang
dibicarakan/diungkapkan
cth: curhat
d. Komunikasi Non
Verbal
komunikasi yang
tidak dibicarakan(tersirat)
cth: seseorang yang
nerves (gemetar)
2) Dari segi arahnya :
a. Komunikasi Ke atas
komunikasi dari
bawahan ke atasan
b. Komunikasi Ke bawah
komunikasi dari
atasan ke bawahan
c. Komunikasi
Horizontal
komunikasi ke
sesama manusia / setingkat
d. Komunikasi Satu
Arah
Pemberitahuan gempa
melalui BMKG(tanpa ada timbal balik)
e. Komunikasi Dua Arah
Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
Berbicara dengan adanya timbal balik/ saling berkomunikasi
3) Menurut Lawannya :
a. Komunikasi Satu
Lawan Satu
Berbicara dengan
lawan bicara yang sama banyaknya
contoh:berbicara
melalui telepon
b. Komunikasi Satu
Lawan Banyak (kelompok)
Berbicara antara
satu orang dengan suatu kelompok
Contoh: kelompok
satpam menginterogasi maling
c. Kelompok Lawan
Kelompok
Berbicara antara
suatu kelompok dengan kelompok lain
Contoh: debat
partai politik
4) Menurut Keresmiannya
:
a. Komunikasi Formal
Komunikasi yang
berlangsung resmi
Contoh: rapat
pemegang saham
b. Komunikasi Informal
Komunikasi yang
tidak resmi
Contoh : berbicara
dengan teman
Sumber:
